Il Project Management si basa su strumenti e metodologie che aiutano a pianificare, monitorare e controllare progetti complessi. Uno dei modelli più efficaci per la gestione dei rischi e degli imprevisti è il Modello RAID, acronimo di:

• Risks (Rischi)
• Assumptions (Assunzioni)
• Issues (Problemi)
• Dependencies (Dipendenze)

Questa struttura consente ai project manager di avere una visione chiara delle variabili che possono influenzare il progetto, migliorando la capacità di risposta alle sfide.

Ne derivano pertanto notevoli vantaggi dall’applicazione dello stesso che affronteremo nel seguente articolo. Tuttavia analizziamo caso per caso le componenti di questo modello

Risks (Rischi)

I rischi rappresentano gli eventi potenziali che potrebbero impattare negativamente il progetto, compromettendo i tempi, i costi o la qualità. Una gestione efficace dei rischi implica:

• Identificazione dei rischi potenziali
• Analisi della probabilità e dell’impatto
• Definizione di strategie di mitigazione
• Monitoraggio continuo

Esempio: Se un’azienda sta sviluppando un nuovo software, un rischio potrebbe essere il ritardo nella consegna del codice da parte di un fornitore esterno. Per mitigarlo, il project manager potrebbe pianificare revisioni intermedie o identificare fornitori alternativi.

Assumptions (Assunzioni)

Le assunzioni sono ipotesi che vengono fatte durante la pianificazione del progetto e che devono essere verificate. Se un’assunzione si rivela errata, il progetto potrebbe subire deviazioni.

Esempio: Nel lancio di un nuovo prodotto, il team potrebbe assumere che la domanda di mercato sia alta basandosi su ricerche preliminari. Tuttavia, se l’interesse reale fosse inferiore alle previsioni, sarebbe necessario un adeguamento della strategia.

Issues (Problemi)

I problemi sono eventi già verificatisi che stanno influenzando il progetto e necessitano di una risoluzione immediata. A differenza dei rischi, che sono ipotetici, i problemi sono concreti e devono essere affrontati con un piano di azione.

Esempio: Se durante un progetto di costruzione una normativa edilizia cambia improvvisamente, il team dovrà adattarsi rapidamente per conformarsi ai nuovi requisiti senza compromettere le tempistiche.

Dependencies (Dipendenze)

Le dipendenze rappresentano i legami tra attività, team o fornitori che possono influenzare il flusso del progetto. Gestire le dipendenze in modo efficace riduce il rischio di colli di bottiglia.

Esempio: In un progetto di sviluppo software, il lavoro del team di testing dipende dalla consegna del codice da parte del team di sviluppo. Un ritardo nello sviluppo causa automaticamente uno slittamento dei test, impattando le tempistiche finali.

Ma come lo applico in azienda?

Il primo passo per sfruttare i vantaggi di tale modello applicandolo in azienda, è strutturare un Registro RAID, un documento centralizzato (foglio Excel, software di gestione progetti come Asana, Trello, Jira o Microsoft Project) in cui tracciare i rischi, le assunzioni, i problemi e le dipendenze. Ogni elemento dovrebbe includere:

• Descrizione
• Impatto sul progetto
• Probabilità di verificarsi (per i rischi)
• Responsabile della gestione
• Azioni di mitigazione o risoluzione
• Stato di aggiornamento

Successivamente è necessario implementare il modello nei processi (e progetti) aziendali, definendo rischi e assunzioni chiave già nella fase di avvio del progetto. Ciò riciederà un aggiornamento costante e periodico del registro RAID. Componente essenziale inoltre è la formazione del team, assicurarsi che tutti i membri del team conoscano il modello e siano in grado di identificare e segnalare elementi RAID. Organizza sessioni di formazione e condividi best practices.

Infine il modello deve essere integrato con i KPI dell’azienda (che variano sempre) per meglio monitorare l’avanzamento del progetto.

Esempio di Implementazione

Se gestisci una nuova linea di prodotti, potresti implementare il modello così:

• Rischio: Problemi di fornitura dei materiali → Soluzione: Diversificare i fornitori.
• Assunzione: Forte domanda di mercato → Monitorare vendite iniziali e rivedere strategie se necessario.
• Problema: Ritardi nei test di qualità → Riassegnare risorse per accelerare il processo.
• Dipendenza: Collaborazione con un fornitore esterno → Prevedere margini di tempo per ritardi.